Постановление Администрации Урупского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики от 19.11.2014 N 430 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Урупского муниципального района"

АДМИНИСТРАЦИЯ УРУПСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 19 ноября 2014 г. № 430

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
УРУПСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

В целях приведения в соответствие с Федеральными законами от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и законами Карачаево-Черкесской Республики "Об архивном деле в Карачаево-Черкесской Республики" от 13.03.2009 № 5-РЗ и "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Карачаево-Черкесской Республике отдельными государственными полномочиями Карачаево-Черкесской Республики по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики" от 13.11.2006 № 85-РЗ постановляю:
1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации Урупского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики согласно приложению.
2. Постановление главы администрации Урупского муниципального района от 29.06.2006 № 144 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Урупского муниципального района" признать утратившим силу.
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования (обнародования) в установленном порядке.
4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации Урупского муниципального района С.А. Щеникова.

Глава администрации
Урупского муниципального района
А.П.ШУТОВ





Приложение
к постановлению администрации
Урупского муниципального района
от 19.11.2014 № 430

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ УРУПСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО
РАЙОНА КАРАЧАЕВО-ЧЕРКЕССКОЙ РЕСПУБЛИКИ

Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральными законами от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и законами Карачаево-Черкесской Республики "Об архивном деле в Карачаево-Черкесской Республики" от 13.03.2009 № 5-РЗ и "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Карачаево-Черкесской Республике отдельными государственными полномочиями Карачаево-Черкесской Республики по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики" от 13.11.2006 № 85-РЗ.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Архивный отдел администрации Урупского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики (далее - архивный отдел) осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций-источников комплектования на территории Урупского муниципального района.
1.2. Для управления архивным делом на территории Урупского муниципального района администрация образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.
1.3. Архивный отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации Урупского муниципального района без статуса юридического лица, пользуется печатью администрации Урупского муниципального в установленном порядке; имеет угловой бланк со своим наименованием.
1.4. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется нормативными правовыми актами Российской Федерации, Карачаево-Черкесской Республики, правовыми актами Урупского муниципального района, документами Федерального архивного агентства и Управления Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, настоящим Положением.
1.5. Положение об архивном отделе утверждается главой администрации Урупского муниципального района и согласовывается с Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.
1.6. Штатное расписание и номенклатура должностей работников архивного отдела устанавливается главой администрации Урупского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики.
1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет бюджета Урупского муниципального района в соответствии с законодательством Российской Федерации. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Карачаево-Черкесской Республики (при реализации программ развития архивного дела, при передаче отдельных государственных полномочий) и иные средства.
Для осуществления отдельных государственных полномочий архивному отделу могут быть переданы необходимые материальные ресурсы.
При решении вопроса о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен архивный отдел, орган местного самоуправления предоставляет архивному отделу здание или помещение, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.
1.8. В своей деятельности архивный отдел взаимодействует с Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, республиканским государственным бюджетным учреждением "Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики", его филиалами и другими муниципальными архивами.

2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Основными задачами и функциями архивного отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и временному хранению, в том числе:
- хранение, учет архивных документов, принятых в архивный отдел;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности; обеспечение охранного и противопожарного режимов;
- предоставление в установленном порядке учетных, статистических данных в Управление Карачаево-Черкесской Республике по делам архивов;
- ведение БД "Архивный фонд" с последующей передачей информации в Управление Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов для включения сведений в БД "Фондовый каталог".
2.1.1 Архивный отдел обеспечивает хранение:
- документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся муниципальной собственностью Урупского муниципального района;
- документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся собственностью Карачаево-Черкесской Республики, в случае наделения органа местного самоуправления Урупского муниципального района отдельными государственными полномочиями по хранению архивных документов или передачи права собственности Карачаево-Черкесской Республики муниципальному образованию на данные документы;
- документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся собственностью Российской Федерации, в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района отдельными государственными полномочиями по хранению архивных документов или передачи права собственности Российской Федерации Урупскому муниципальному району на данные документы;
- документов Архивного Фонда Российской Федерации, документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных органов и организаций - источников комплектования;
- документов по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования.
2.1.2. Документы частной формы собственности могут поступать на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях договора между собственником документов и администрацией Урупского муниципального района.
2.2. Комплектование архивного отдела:
- составление списков организаций - источников комплектования, согласованных с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, утверждаемых главой администрации Урупского муниципального района; систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного и временного хранения;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций-источников комплектования, включая:
- проведение проверок состояния ведомственного хранения документов;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в источниках комплектования на территории Урупского муниципального района;
- оказание методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
- рассмотрение и представление на утверждение ЭПК при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, поступивших от организаций описей дел постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне;
- рассмотрение и представление на согласование ЭПК при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов описей дел по личному составу, положений об архиве, экспертной комиссии, индивидуальных номенклатур дел и инструкций по делопроизводству, актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения организаций-источников комплектования архивного отдела.
2.4. Использование архивных документов:
- инициативное информирование администрации Урупского муниципального района КЧР, организаций-источников комплектования о составе и содержании документов, хранящихся в архивном отделе;
- организация работы пользователей с документами, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- исполнение запросов юридических лиц, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов;
2.5. осуществление контроля за соблюдением архивного законодательства на территории Урупского муниципального района;
2.6. подготовка проектов постановлений, распоряжений главы администрации Урупского муниципального района по вопросам развития архивного дела на территории Урупского муниципального района, совершенствования работы архивного отдела.

3. ПРАВА АРХИВНОГО ОТДЕЛА

Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. представлять администрацию Урупского муниципального района по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела;
3.2. вносить на рассмотрение администрации Урупского муниципального района КЧР и Управления Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию, учету и использованию документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию ведомственного хранения архивных документов;
3.3. запрашивать и получать от организаций - источников комплектования необходимые сведения о работе и состоянии ведомственного хранения;
3.4. запрашивать и получать от организаций всех форм собственности, расположенных на территории Урупского муниципального района, необходимые сведения о документах по личному составу для выполнения возложенных на архивный отдел задач и функций;
3.5. проверять исполнение организациями, расположенными на территории Урупского муниципального района, независимо от их форм собственности, требований архивного законодательства, в том числе запрашивать и получать необходимую информацию и информировать руководителей организаций о состоянии хранения архивных документов;
3.6. давать в пределах своей компетенции организациям, расположенным на территории Урупского муниципального района, обязательные для исполнения указания по вопросам архивного дела;
3.7. иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий юридических лиц для участия в решении вопросов сохранности документов;
3.8. принимать участие в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проверках проводимых администрацией Урупского муниципального района КЧР и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций-источников комплектования;
3.9. создавать на общественных началах муниципальное районное отделение Российского общества историков-архивистов (РОИА); организовывать и участвовать в работе районного отделения РОИА; взаимодействовать с Карачаево-Черкесским республиканским отделением РОИА;
3.10. при наличии свободных площадей осуществлять временное хранение архивных документов организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела на основании договора, если это не противоречит законодательству Российской Федерации и Карачаево-Черкесской Республики.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВНОГО ОТДЕЛА

4.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты архивного отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей. Начальник архивного отдела назначается на должность и освобождается от должности главой администрации Урупского муниципального района по согласованию с Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.
4.2. При смене начальника архивного отдела прием - передача дел проводится специально созданной комиссией. Акт приема - передачи утверждается администрацией Урупского муниципального района и предоставляется в Управление Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.
4.3. Начальник архивного отдела:
- организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач;
- представляет интересы архивного отдела в отношениях с другими организациями;
- распределяет должностные обязанности между специалистами архивного отдела;
- отчитывается о работе архивного отдела перед администрацией Урупского муниципального района и в установленном порядке перед Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.
4.4. Деятельность архивного отдела в области обеспечения сохранности, организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организуется в соответствии с действующим законодательством в области архивного дела.
4.5. Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется главой администрации Урупского муниципального района в установленном порядке по согласованию с Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.


------------------------------------------------------------------